Shpesh kompanitë Kosovare, që rriten përnjëherë nga numri i të punësuarve dhe në qarkullim, e kuptojnë që ju duhet sistem softuerik për menaxhim të financave, faturimit, inkasimit, etj, (nëse nuk kanë pasë deri në atë moment) ose që ju duhet të fillojnë implementimin e ndonjë softueri “brand” si p.sh. Navission, Oracle, etj. Por a është ky shkopi magjik?

Për çka dështon të kupton kjo mënyrë e të menduarit është faktori njeri dhe rezistencat e tyre ndaj diçkaje të re. Poashtu, çka mungon është që, para se të implementohet ndonjë softuer për menaxhim më të mirë të kompanisë duhet që të jenë të përgatituara të gjitha proceset e brendshme së bashku me rregulloret dhe dokumentimet e nevojshme, me një fjalë, duhet të kenë sistemin e menaxhimit të qartë dhe të dokumentuar. Poashtu duhet të kenë organogramin e qartë me të gjitha përshkrimet e roleve dhe përgjegjësive pasi që secili softuer i ri i menaxhimit të kompanisë i kërkon të gjitha definimet organizative dhe nivelet e autorizimeve. Tjetër, që shumë e keqkuptojnë, është plani kontabël që duhet të lehtëson punën e raportimit e jo të bëhet sa për të qenë. Definimi i mirë i kontove ndihmon shumë në raportim dhe analiza financiare që janë të domosdoshme në marrje të vendimeve strategjike në biznes.

Çka dëshmojmë ne në Kosovë është që, në momentin kur fillohet implementimi, kompania është e ballafaquar me definimin e organogramit, procesit të punëve (rrjedha e proceseve) dhe planit kontabël add hoc e që gjatë implementimit do të sjellë probleme të hatashme deri sa kompania bëhet shumë pishman që ka fillu ndonjëherë me instalim të softuerit të ri.

Ku qëndron problemi? Menaxherët (apo siç është rasti tek ne pronaro-menaxherët) nuk kanë potencial të mendimit afatgjatë apo të vizualizimit të cakut që duan të arrijnë dhe rrugën se si duhet të arrihet deri aty prandaj e keqkuptojnë rolin e softuereve dhe presin që softueri t’ju zgjedhë të gjitha problemet pra, harrohet faktori organizacional dhe faktori njeri. Njeriu do të jetë ai që do të futë në veprim dhe do ti përdorë ato sisteme, ato nuk punojnë vet-vetiu.

Cili është shkopi magjik? Nëse do të punohej në principin platforma softuerike i përshtatet njerëzve dhe kërkesave të njerëzve do të jepte rezultate optimale. Pra, duhet të dijmë qartë çka na nevojitet para se të fillojmë të kërkojmë oferta dhe të harxhojmë energji e cila shkon e humbur në momentin që ne nuk kemi idenë se çka na duhet në realitet, e çka është më e keqja ju marrim energji edhe atyre që ofrojnë zgjidhje softuerike. Kur e kemi të qartë se çka na nevojitet, i kemi të zhvilluara dhe të dokumentuara të gjitha proceset e punës dhe përgjegjësitë e personelit me detajet tjera, e kemi shumë më të lehtë të dalim të blejmë.

Le ta marim një shembull të thjeshtë: e zëvendësojmë softuerin me këpucë. Nëse duam të blejmë këpucë, patjetër që duhet të dijmë se çfarë numri të këmbës kemi që të mos provojmë çdo numër të mundshëm në shitore, duhet të dijmë çfarë ngjyre na duhet, për çfarë rasti na duhet, a na duhen anatomike apo vetëm sa për tu dukë bukur…. nëse i dijmë të gjitha detajet atëherë e dijmë shumë mirë çka të kërkojmë nga shitësi. Nëse nuk kemi asnjërën nga këto informata do ta lodhim veten edhe shitësin dhe pasi që të kemi provuar çdo lloj këpuce do të dalim pa ble asnjë palë pasi që kërkesa jonë nuk është e definuar. Dhe çka është rezultati, e kemi humbur një ditë, ende jemi pa këpucë që na duhen dhe poashtu i kemi humbë energjinë shitësit. Imagjinoni çfarë humbje është kur fillohet me aq shumë pikëpyetje me implementim të zgjidhjes softuerike.